חודש דצמבר הוקדש לשיחות משוב עם העובדים. בשיחה זו דן המנהל עם העובד בביצועיו במהלך השנה שחלפה וההערכות לקראת השנה הבאה. שיחת משוב כזו התקיימה עם רון. המועסק בחברה כ-4 שנים ומשמש כאיש מכירות. במהלך השנה האחרונה הפגין רון ביצועים גבוהים, השקיע מאמצים רבים ואף שעות עבודה מרובות, יזם, התמיד, סייע לחבריו ומספר לקוחות אף ציינו אותו לטובה. המנהל של רון אמנם שיבח אותו על ביצועיו אך ציין כי בניגוד לנהוג בשנים הקודמות, עקב המשבר הכלכלי, לא יחולקו השנה בונוסים, הנופש השנתי של החברה בוטל, ואף השתתפותו של רון בקורס מכירות מתקדם מוטל בספק. בנוסף, החברה עוברת לארבעה ימי עבודה, כלומר, השכר יופחת בפועל. שיחות דומות התקיימו עם עובדים נוספים בחברה. בימים לאחר השיחות מורל העובדים היה ירוד.
תסריט דומה לזה המתואר, התקיים בתקופה האחרונה בלא מעט מן החברות. מנהלים רבים מרגישים כי זוהי שעת אתגר ומבחן בניהול. קושי המנהלים מתגבר גם מתוך הכרתם את האימרה העובדים הם הנכס החשוב ביותר לחברה ובעת משבר ערכו רב עוד יותר בשל תרומתו להישרדות החברה. קולינס בספרו. גלגל התנופה: מטוב למצוין, מציין כי חברות שהשיגו יתרון תחרותי פעלו לפי העיקרון של קודם מי ואחר כך מה. אך כיצד ניתן לנהל את העובדים כנכס במצב של משבר כלכלי?
על מנת להתמודד עם אתגר זה אתייחס בקצרה לתפקידיו של המנהל, ובהמשך לכישורים הנדרשים לצורך מילוי תפקידו תוך יישום כישורים אלה לניהול עובדים בעת משבר.
תפקידו של המנהל מתמקד בהפיכת תשומות לתפוקות תוך שימוש בתהליכי ניהול מתאימים. המנהל האחראי על תשומות כמו: תקציבים, טכנולוגיה, חומרי גלם, מידע ואף עובדים, נדרש להפוך אותן לתפוקות כמו: השגת יעדים, מוצרים, שירותים, יעילות, רווחים.
מעשה הקסם הניהולי קשור בעיקרו לשלושה מעגלים של תפקידים. תפקידי משימה, תפקידי ניהול צוות, תפקידי דאגה לעובד כאדם. מעגל תפקידי המשימה כולל: אחריות להשגת היעדים, הגדרת תפקידים ותחומי אחריות, תכנון העבודה, הקצאת משאבים, בקרת איכות הביצוע. מעגל תפקידי ניהול הצוות כולל: בחירת חברי הצוות המתאימים, הנעת הצוות, תקשורת, הדרכה ופיתוח, פיתוח רוח צוות ומורל. ומעגל תפקידי דאגה לעובד כאדם כולל: פתרון בעיות אישיות, הערכה ותמיכה אישית, פתרון קונפליקטים, הדרכה פיתוח אימון. יומו של המנהל עמוס במשימות רבות שקשורות למעגלים אלה
אף כי לכל תפקיד חשיבות רבה מציין רובין שארמה, יועץ בכיר לאנשי עסקים ברחבי עולם עסקים הם עניין של אנשים ויחסים business is people and relations. אנשים אין די בלנהל ולתפעל אלא נדרש להנהיג. להנהיג משמעו, להשפיע ללכת לכוון הרצוי, גם אם הדרך המוצעת נראית כטיפוס בשבילים צרים ותלולים.
מנהיגות בעת משבר מחייבת סל עשיר של כישורים. הבסיס להצלחה הניהולית הם כישורים לניהול עצמי. ניהול טוב מתחיל מבפנים החוצה. מנהל שאינו מנהל עצמו ביעילות כיצד יוכל לנהל את צוות העובדים. ניהול עצמי כולל את הכישורים הבאים:
הצבת מטרות – היכולת להגדיר מטרות לטווח ארוך, לתרגם אותם ליעדים ולהתוות דרך להשיג אותם. במחקר שנערך בקרב בוגרי אוניברסיטת ייל בארהב. נמצא כי הגורם המרכזי שהבחין בין בוגרים שנחשבו מצליחים כעבור 15 שנה מסיום הלימודים ובין אלה שהצליחו פחות, היה הגדרת מטרות ברורות ארוכות טווח כבר בסיום הלימודים. אין ספק כי בעת משבר יש קושי רב לראות בבירור למרחוק, המראה מעורפל, אך בתוך ערפל זה נדרש מן המנהל להציב מטרות, להתמקד ולפעול להשגתם בנחישות תוך הצגת תשוקה. גם אם מתגלים קשיים בדרך למטרה, נדרש להיות ממוקד במטרה. הצגת נחישות ומיקוד מהווים גורם חשוב בהנעת הצוות וכפי שטען לי איאקוקה בספרו שנחשב אחד מן הנהלים המשפיעים המנהל ידביק בהתלהבותו את אלה מתחתיו שילהיבו את אלה שמתחתם כך עד אחרון העובדים- זה סוד הניהול כולו!
התמודדות עם לחץ ושחיקה – משבר הוא מצב היוצר לחץ. תפקוד בלחץ רב וממושך אינו תפקוד יעיל ואף עלול להוביל לשחיקה. נדרש מן המנהל להצטייד בשיטות להתמודדות עם לחץ.
יכולת זו חשובה הן עבור עצמו וכן כדי ליצור תנאים שיפחיתו לחץ עבור העובדים שלו ויפיקו מהם את המיטב. פחד ופאניקה בעת משבר אינם משתלבים עם ניהול מוצלח.
יושרה או אתיקה גם היא מרכיב חשוב בניהול עצמי. גם בעת משבר חשוב להיצמד לערכים האישיים והארגונים ולהפגין דוגמא אישית עבור העובדים. כלומר to walk the talk . מנהל לא יוכל לדרוש מעובדיו לצמצם בעלויות ואף להפחית משכרם, אם הוא אינו מפחית משכרו או אף רוכש מכונית חדשה ומפוארת.
יכולות הכרחיות נוספות הן יכולת ניהול זמן ביעילות בעיקר שהמשאבים מצומצמים וכן יכולת למידה מתמדת מהתנסויות הניהול שלך ושל אחרים, הן ההצלחות והן הכישלונות עשיות לשמש בסיס ללמידה.
לצד הכישורים האישיים לניהול עצמי נדרשים בעת משבר כישורים בינאישיים. המרכזי ביניהם הוא תקשורת בינאישית. מסתבר כי מעל 50% מעיסוקו של המנהל מוקדש לתקשורת. אלא שתקשורת אפקטיבית אינה כה קלה להשגה. כך קורה שלא מעט מן היום מוקדש לפתרון אי הבנות בתקשורת.
הקשבה היא אחד מן הכישורים ההכרחיים לתקשורת אפקטיבית. מעט מן האנשים התברכו ביכולת גבוהה של הקשבה. הכוונה לקליטת תוכן הדברים, המשמעות והכוונה שלהם וגם הרגש המתלווה אליהם. יכולת זו דורשת אנרגיה רבה ואף אימון לשמירה על כושר. ההקשבה הכרחית בעת משבר כדי לקלוט את המסרים העוברים מן העובדים, הטרדות שלהם, הצרכים שלהם.
להעביר את המסר באופן אסרטיבי גם הוא מרכיב חשוב תקשורת יעילה. המשמעות היא להעביר את הדברים לאחר מבלי ליפול למלכודת התוקפנות או הפסיביות. בעת משבר יש חשיבות לתקשורת רבה עם העובדים, תקשורת בה הדברים יובנו כפי שהתכוונת, העברה נכונה דורשת אסרטיביות.
לתת ולקבל משוב גם הם כישורים הכרחיים לתקשורת, רתימת הצוות והנעתו להשגת המטרה דורש לתת לו משוב ברור על אופן התקדמותו על הצדדים החזרים ועל אלה הדורשים שיפור. משוב שהועבר לא נכון, לא יתקבל ולא יצור שינוי.
מנהל המצויד בכישורים לתקשורת בינאישית יעשה בהם שימוש בעת ראיון מיון, בעת שיחות משוב, לצורך תמיכה בעובד כפרט, לצורך פתרון קונפליקטים, להדרכה ופיתוח של עובדים ואף לפיטורים.
*יעל ליבנה משמשת כיועצת, מאמנת ומדריכה לפיתוח כישורי ניהול בקרב מנהלים בארגונים דוקטורנטית במנהל עסקים באוניברסיטת חיפה. יעל הינה חברה בנבחרת המרצים של IBEC, המרכז הישראלי להתמחות עסקית, אשר הוקם במטרה להעניק ליזמים ולבעלי עסקים קטנים ובינוניים את האפשרות לשפר את המיומנויות האישיות והעסקיות ולהשיג תוצאות עסקיות טובות יותר, וכפועל יוצא לשפר את הרווחיות.
